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schnelle & effizente Verwaltungsumbegung

umija:office

Was brauch ich alles für eine anständige Verwaltungseinheit, aka Büro? Dabei muss ein Büro nicht zwingend auf die Grenzen eines Gebäudes beschränkt sein. Wichtig sind nur die die Kommunikationswege von mail, Telefon bis zum spontanen 4-Augengespräch. Egal ob als Grosskonzern oder als freelancer.

Abzugrenzen von personal tools wie PC, PDA oder Kaffeemaschine;)

Aber hier geht was, denn Während die Produktionsanlagen vielerorts bereits auf Effizienz getrimmt sind, hat sich in der Administration oft relativ wenig getan.

Technisch Objektiv

Erst mal braucht man ein wiki als Mutter aller objektiven Information. Allerdings sind passen da nicht alle Kommunikationen und Informationen hin.

  • Eben ein Wiki zur Prozess und Verfahrensbeschreibung und ein gemeinsames Todosystem für die Projektumsetzung.
  • Das Todosystem angschlossen (Ticketsystem oder von mir aus mit 'mailto') an aMail (Imap und Webfläche). Um Massen CCs mails zu vermeiden und einheitliche Kanäle zu schaffen, eine Mailingliste (alle zu alle) oder als 'Einer an Alle' genannt Newsletter.
  • voip und jabberfähiges messenger system?
  • schon strukturierte Daten dann gern in Datenbanken (z.B. Kalender)
  • ein einfaches gemeinsam erreichbares filesystem
  • ein sicheres, freies, dezentrales, unabhängiges backup jeder dieser Dienste, eine Abhängigkeit muss vermieden werden

 

Homeoffice

Nicht an einem gemeinsamen Bürostandort zu arbeiten, sondern sich bewusst gegen die Stanze zu entscheiden ist erst mal schwieriger, denn die Arbeit zuhause verlangt einen hohen Grad an Eigenmotivation und Selbstdisziplin. Und es muss ja nicht immer das eigene private Zuhause sein, gern auf 'digital boheme' Art ins Cafe, oder mit guten Leuten in ein anderes Büro.

Aber hat auch Vorteile man kann sich "eben ganz bewusst abzulenken." Um dann eine in einer hoffentlich angenehmen Atmosphäre ein Leistungshoch zu haben

Rein praktisch hat man so aber auch noch keinerlei Zeit- und Geldverlust durch Fahrten (oder stressiges Staugestehe)

Die Konzentration auf objektive Arbeit fernab vom Büro ist aber nicht nur gut, manchmal braucht man auch den direkten Kontakt zu Kollegen und Chefs um Dinge zu richtig verstehen oder um auch eine gewisse soziale Beziehung zu diesen Leuten aufzubauen.

"Blogs sind cool, Journalisten können von überall arbeiten". Das ist aber erstens unabhängig vom Beruf, ein Journalist kann genauso im Virtual-Office (formarly known as “daheim”) arbeiten wie die Buchhalterin. Zweitens muss man das auch können:

  • mehr Selbstorganisation: das Bewusstsein “nicht auf Schicht” zu sein darf nicht die Leistung schmälern
  • bewusstere Kommunikation: mal schnell über den Tisch fragen ist nicht mehr. Wer aber mit Telephon, instant messenger, eMail, Wiki, ticje richtig umgehen kann, der ist da sogar effektiver.

 
Die wichtigste Frage ist aber auch wie Vorgesetzte mit der neuen Unüberwachung umgehen (können).

Aber auch ob die personal tools passen.

Kultur

So spricht vieles für die Vermutung, dass es vor allem eine den oben genannten drei Möglichkeiten übergeordnete Wirkgröße ist
Ein Grund, afiak der wichtigste, fehlt: die Kultur.

Die Kultur bei Managern nicht mehr einfach in das Büro reinzuplatzen und in der ersten millisekuden den Bildschirm auf 'ebay' oder 'excel' zu überprüfen. Vorgesetzten, besonders den eher dominant agressiven geistigen Männchen fehlt die Kultur der Unüberwachung.

Es fehlt eine anständige Informations-Kultur, liegen zu viele informelle Informationen vor ("frag doch Meier von der Buchhaltung mit der Nebenkostenabrechnung") kann ich das mit der eher rationalen Tele-kommunikation (!sic) nicht mal schnell an der Kaffeemaschine lösen.

Und letztlich die Mitarbeiterkultur. Telearbeit muss man können, viele brauchen und wollen den Ortswechsel ins Büro um sich überhaupt aufraffen zu können oder das schlechte Gewissen in Form des realen Vorgesetzten um nicht zu sehr zu prokrastinieren.

Telearbeit hat nicht nur direkte Vorteile, nein sie ist auch effektiver, das weniger so lala mal über den Tisch läuft, sondern viel Kommunikation zwangsweise rational angegangen werden muss. Aber das müssen alle beteiligten auch beherrschen. Und man darf nie die RL-Komponenten ganz ausschließen. Einmal in der Woche muss ich mich mit den Kollegen auch beschnuppern können, das ist bei einem Bier sicherlich effektiver als in jedem blafaselMeeting.

Persönlich

Ein persönliches Gespräch mir Riechen, 3-D Hören und Bier hinterher ist niemals zu ersetzen, ob man das in einem muffigen 70-er Jahre Büro machen muss ist die Frage. Es gibt ja so viele schöne Kaffees da draußen;)


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