eMail, aber wie

Und auch wenn eMails eine sch├Âne Sache ist und versenden und empfangen schon fast zu den kulturellen Grundfertigkeiten geh├Ârt, vielleicht kann man (n/d)och mehr draus machen.

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Funktionales email

Wohin und Wer. Die Frage ist bei emails fast schon verwunderlich. Pers├Ânliche, auf Personen zugeordnete mailboxen, sind etabliert. Das ist im Privatbereich auch so sinnvoll, Lustiges, Emotionales, Essenseinladungen etc werden immer an Personen geschrieben.

Aber in Firmen, Vereinen oder andern Organisationen ist das nicht immer sinnvoll. Hier schreibt man streng genommen keine Person, sondern eine Funktion an. Nat├╝rlich werden diese Funktionen immer von Personen gef├╝llt und daher auch von Personen beantwortet. Aber das Konzept der pers├Ânlichen mailbox hat in einer funktionalen Umgebung mehrere Probleme

  • Eine Person ist ├╝berlastet oder kann aus anderen Gr├╝nden erst sp├Ąter reagieren. Jetzt muss die ├╝berlastete person auch noch die Arbeit ├╝bernehmen und eilsm samt der zugeh├Ârigen Histore weiterleiten
  • der Sender weiss gar nicht wer sein idealer Ansprechpartner ist. Nur weil die Letzte Anfrage von einem Mitarbeiter gut bearbeitet wurde, muss das nicht bedeuten das es bei einer folgenden ├Ąhnlich ist
  • die email ist ein Teil einer mehrfachen Konversation und muss zwischen mehreren Personen oder Funktionen hin und her geschoben werden. Meist wird das mit st├Ąndigen Fullquotes und grassierenden CC Schlangen gel├Âst, so das jeder immer alles wissen und lesen muss, dabei aber meist das wichtigste ├╝bersehen wird.

Eine funktionale Emailadresse oder Mailbox nimmt nun einfach alle emails einer Abteilung oder Funktion an und dann werden diese erst an Personen zugeteilt. Gro├če Gruppen und Mailaufkommen lassen sich mit Ticketsystemen (OTRS oder auch Redmine) auffangen, verteilen, priorisieren und verschieben.

Will man kein extra System f├╝r eien funktionale Adresse aufsetzen, kann man auch mehrere Personen mit gemeinsamen Ordners (inkl Unterordner) einbinden. Allerdings braucht man hier gewisse Regeln des Zusammenarbeitens.

  • Es muss klar sein wie und wer neue eMails an Personen zuordnet
  • wann muss eine mail bearbeitet oder eskaliert werden
  • wie werden diese markiert, meist bedient man sich einzelern Unterordner f├╝r laufende Projekte, die dann eine Verantwortliche Person haben

Filtern

emails werden (leider) schnell mehr. Dabei ist viele unwichtiger oder aber hat auch nur eine geringere Priorit├Ąt als anders. emails lassen sich leicht filtern, das ist gar nicht so trivial.

Ordner

Ich hab mir jetzt mal eine 2 stufige Filterung einfallen lassen.

Online Filter ich: * alle Benachrichtigungen von Ticket-System (OTRS, Ticketsysteme, Systemstati) weg, weil meist kann man dann eh nicht drauf reagieren (weil man sich woanders einloggen m├╝sste und es unterwegs nicht will). Aber man kann immer noch reinschauen und mitbekommen was gerade l├Ąuft. * listen zwar muss man mal alle ├╝berfliegen, diese sind aber nicht so wichtig das man st├Ąndig unterwegs drauf glotzen m├╝sste. Und wenn man mal Wartezeit hat, dann kann man auch in den listenordner kucken.

Daheim kann man dann den Listenordner in einzelen unterteilen.

Kriterium

Meistens l├Ąsst es sich gut nach Absender filtern und das sogar per * (z.B. ''*@lists.example.com'' filtert alle Emails die ├╝ber die Listen einer Organisation laufen, aber eben nicht direkte mails wie peter@example.com) Selbstredened das man das dann noch weiter unterteilen kann.

Man kann aber auch ├╝ber die Adresse filtern. Entweder besorgt man sich einen zweiten Listenaccount bei einem freemailer, hat eine eigene domain mit catchall oder verwendet das bei manchen Providern (z.B. gmail) m├Âgliche + (''peter+musikliste@example.com'').

Hat man eine catch all sollte man aber dennoch nicht zuviele "mailadressen" verteilen, da man sonst bei bcc oder in einer verdeckten Liste die eigene mailadresse (z.B. zum Abmelden) nicht mehr wieder erkennt.

Auch muss man sich ├╝berlegen ob man Mailinglisten ├╝ber die Adresse filtert, denn Listen lassen sich in der Regel leicht anders filtern und direkte Nachrichten von Listenmitgliedern w├╝rden auch weggefiltert und damit evtl ├╝bersehen oder zu sp├Ąt bemerkt werden. Aber um sich damit an newsletter, socialdingsbums etc anzumelden ist eine m├╝lladresse ganz gut.

Alarmmails

Normalerweise filtere ich Systemstatusmails auch raus, weil die auf der Prio gaaaanz weit unten stehen und nicht mal regelm├Ą├čig gelesen werden. Allerdings wen diese St├Ârungsmedlungen haben, dann wir das pl├Âtzlich ganz wichtig. Daher filtere ich die mit Sollbruchstelle; es m├╝ssen viele Kriterien erf├╝llt sein um weg gefiltert zu werden, ist eins nicht erf├╝llt dann kommt die mail in die inbox.

Ich k├╝mmer mich um ein paar Server, da Datenbanken meist der meist nicht zu wiederherstellen Teil von Webseiten sind, sicher ich diese regelm├Ą├čig und lass mir das per mail best├Ątigen. Diese mails filter ich dann auf den Absenden _und__ auf den subject Beginn. Ver├Ąndert sich das subject, springt der filter nicht mehr an und ich bekomm das fr├╝her mit.

root@server.com MySQL Backup Log for * wird gefiltert

root@server.com MySQL Backup Error xxxxxxxxx aber nicht, Diese mail landet daher in meiner inbox. Ich hab aber st├Ąndig eine, weggefilterte, ├ťbersicht was das Backup so macht.

Bei den vielen Konten kann man online mit Sieve die Inhalte filtern, meist wird auch (irgendwo!) eine Filterbedienoberfl├Ąche angeboten. (df.eu bietet das nur in der Kontenverwaltung aber nicht im webhorde an ??? na gut)

Technik

hosten

emails empf├Ąngt (und versendt inzwischen auch) ├╝ber eine mailbox, die sollte nat├╝rlich immer an sein um jederzeit post empfangen zu k├Ânnen, dazu muss sich diese hosten lassen.

Es gibt unz├Ąhlige Dienste die frei mails anbieten, neben den Klassikern gmx und web.de hat sich in den letzten Jahren gmail durch viel viel Speicherplatz und vor allem durch eine sehr angenehmes webfrontend etabliert. An Gmail sind vor allem die mannigfaltigen Filter und tagging-M├Âglichkeiten zu erw├Ąhnen. Aber man ist halt bei Gro├č-Google und auch wenn die "notevil" sind, trauen w├╝rde ich dem nicht. Betreibt man eMails selber kann man, mit eigener domain, etwas seri├Âser wirkende emails verschicken und hat mehr Kontrolle ├╝ber die Verwendung seiner mails. Muss sich aber mit der Konfiguration und dem Serverbetrieb rumschlagen Jetzt muss man sich nicht unbedingt eine eigenes mailprogramm auf einem Mailserver aufsetzen, die meisten domainanbieter bieten auf mails auch gleich postf├Ącher mit allem drum und dran (Webmail, Spamfilter etc) an. Bisher hat sich df.eu als recht angenehm und preisg├╝nstig (ca 6 Euro im Jahr) herausgestellt.

Was aber noch sch├Ân w├Ąre was web.de oder auch df.eu machen k├Ânnten w├Ąre:

  • mobile) aka jabber, f├╝r Rechner und ((howto:mobile), dann w├Ąren man whatsApp auch gleich los
  • openid

Das w├Ąren features die gmx pro anstatt 1980er Fax und SMS Flatt anbieten k├Ânnten.

Client-Software

Daheim empfiehtl sich mobile), unterwegs Internet_Messaging_Program (je nach Dienstanbieter) und auf dem ((howto:mobile) K9. Und in naher Zukunft auch die Speicherung der E-Mail in einer Datenbank

umija:email