eMail, aber wie
Und auch wenn eMails eine schöne Sache ist und versenden und empfangen schon fast zu den kulturellen Grundfertigkeiten gehört, vielleicht kann man (n/d)och mehr draus machen.
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Funktionales email
Wohin und Wer. Die Frage ist bei emails fast schon verwunderlich. Persönliche, auf Personen zugeordnete mailboxen, sind etabliert. Das ist im Privatbereich auch so sinnvoll, Lustiges, Emotionales, Essenseinladungen etc werden immer an Personen geschrieben.
Aber in Firmen, Vereinen oder andern Organisationen ist das nicht immer sinnvoll. Hier schreibt man streng genommen keine Person, sondern eine Funktion an. Natürlich werden diese Funktionen immer von Personen gefüllt und daher auch von Personen beantwortet. Aber das Konzept der persönlichen mailbox hat in einer funktionalen Umgebung mehrere Probleme
- Eine Person ist überlastet oder kann aus anderen Gründen erst später reagieren. Jetzt muss die überlastete person auch noch die Arbeit übernehmen und eilsm samt der zugehörigen Histore weiterleiten
- der Sender weiss gar nicht wer sein idealer Ansprechpartner ist. Nur weil die Letzte Anfrage von einem Mitarbeiter gut bearbeitet wurde, muss das nicht bedeuten das es bei einer folgenden ähnlich ist
- die email ist ein Teil einer mehrfachen Konversation und muss zwischen mehreren Personen oder Funktionen hin und her geschoben werden. Meist wird das mit ständigen Fullquotes und grassierenden CC Schlangen gelöst, so das jeder immer alles wissen und lesen muss, dabei aber meist das wichtigste übersehen wird.
Eine funktionale Emailadresse oder Mailbox nimmt nun einfach alle emails einer Abteilung oder Funktion an und dann werden diese erst an Personen zugeteilt. Große Gruppen und Mailaufkommen lassen sich mit Ticketsystemen (OTRS oder auch Redmine) auffangen, verteilen, priorisieren und verschieben.
Will man kein extra System für eien funktionale Adresse aufsetzen, kann man auch mehrere Personen mit gemeinsamen Ordners (inkl Unterordner) einbinden. Allerdings braucht man hier gewisse Regeln des Zusammenarbeitens.
- Es muss klar sein wie und wer neue eMails an Personen zuordnet
- wann muss eine mail bearbeitet oder eskaliert werden
- wie werden diese markiert, meist bedient man sich einzelern Unterordner für laufende Projekte, die dann eine Verantwortliche Person haben
Filtern
emails werden (leider) schnell mehr. Dabei ist viele unwichtiger oder aber hat auch nur eine geringere Priorität als anders. emails lassen sich leicht filtern, das ist gar nicht so trivial.
Ordner
Ich hab mir jetzt mal eine 2 stufige Filterung einfallen lassen.
Online Filter ich: * alle Benachrichtigungen von Ticket-System (OTRS, Ticketsysteme, Systemstati) weg, weil meist kann man dann eh nicht drauf reagieren (weil man sich woanders einloggen müsste und es unterwegs nicht will). Aber man kann immer noch reinschauen und mitbekommen was gerade läuft. * listen zwar muss man mal alle überfliegen, diese sind aber nicht so wichtig das man ständig unterwegs drauf glotzen müsste. Und wenn man mal Wartezeit hat, dann kann man auch in den listenordner kucken.
Daheim kann man dann den Listenordner in einzelen unterteilen.
Kriterium
Meistens lässt es sich gut nach Absender filtern und das sogar per * (z.B. ''*@lists.example.com'' filtert alle Emails die über die Listen einer Organisation laufen, aber eben nicht direkte mails wie peter@example.com) Selbstredened das man das dann noch weiter unterteilen kann.
Man kann aber auch über die Adresse filtern. Entweder besorgt man sich einen zweiten Listenaccount bei einem freemailer, hat eine eigene domain mit catchall oder verwendet das bei manchen Providern (z.B. gmail) mögliche + (''peter+musikliste@example.com'').
Hat man eine catch all sollte man aber dennoch nicht zuviele "mailadressen" verteilen, da man sonst bei bcc oder in einer verdeckten Liste die eigene mailadresse (z.B. zum Abmelden) nicht mehr wieder erkennt.
Auch muss man sich überlegen ob man Mailinglisten über die Adresse filtert, denn Listen lassen sich in der Regel leicht anders filtern und direkte Nachrichten von Listenmitgliedern würden auch weggefiltert und damit evtl übersehen oder zu spät bemerkt werden. Aber um sich damit an newsletter, socialdingsbums etc anzumelden ist eine mülladresse ganz gut.
Alarmmails
Normalerweise filtere ich Systemstatusmails auch raus, weil die auf der Prio gaaaanz weit unten stehen und nicht mal regelmäßig gelesen werden. Allerdings wen diese Störungsmedlungen haben, dann wir das plötzlich ganz wichtig. Daher filtere ich die mit Sollbruchstelle; es müssen viele Kriterien erfüllt sein um weg gefiltert zu werden, ist eins nicht erfüllt dann kommt die mail in die inbox.
Ich kümmer mich um ein paar Server, da Datenbanken meist der meist nicht zu wiederherstellen Teil von Webseiten sind, sicher ich diese regelmäßig und lass mir das per mail bestätigen. Diese mails filter ich dann auf den Absenden _und__ auf den subject Beginn. Verändert sich das subject, springt der filter nicht mehr an und ich bekomm das früher mit.
root@server.com MySQL Backup Log for * wird gefiltert
root@server.com MySQL Backup Error xxxxxxxxx aber nicht, Diese mail landet daher in meiner inbox. Ich hab aber ständig eine, weggefilterte, Übersicht was das Backup so macht.
Bei den vielen Konten kann man online mit Sieve die Inhalte filtern, meist wird auch (irgendwo!) eine Filterbedienoberfläche angeboten. (df.eu bietet das nur in der Kontenverwaltung aber nicht im webhorde an ??? na gut)
Technik
hosten
emails empfängt (und versendt inzwischen auch) über eine mailbox, die sollte natürlich immer an sein um jederzeit post empfangen zu können, dazu muss sich diese hosten lassen.
Es gibt unzählige Dienste die frei mails anbieten, neben den Klassikern gmx und web.de hat sich in den letzten Jahren gmail durch viel viel Speicherplatz und vor allem durch eine sehr angenehmes webfrontend etabliert. An Gmail sind vor allem die mannigfaltigen Filter und tagging-Möglichkeiten zu erwähnen. Aber man ist halt bei Groß-Google und auch wenn die "notevil" sind, trauen würde ich dem nicht. Betreibt man eMails selber kann man, mit eigener domain, etwas seriöser wirkende emails verschicken und hat mehr Kontrolle über die Verwendung seiner mails. Muss sich aber mit der Konfiguration und dem Serverbetrieb rumschlagen Jetzt muss man sich nicht unbedingt eine eigenes mailprogramm auf einem Mailserver aufsetzen, die meisten domainanbieter bieten auf mails auch gleich postfächer mit allem drum und dran (Webmail, Spamfilter etc) an. Bisher hat sich df.eu als recht angenehm und preisgünstig (ca 6 Euro im Jahr) herausgestellt.
Was aber noch schön wäre was web.de oder auch df.eu machen könnten wäre:
Das wären features die gmx pro anstatt 1980er Fax und SMS Flatt anbieten könnten.
Client-Software
Daheim empfiehtl sich mobile), unterwegs Internet_Messaging_Program (je nach Dienstanbieter) und auf dem ((howto:mobile) K9. Und in naher Zukunft auch die Speicherung der E-Mail in einer Datenbank